Administration

Mit SAP Business One können Formulare, Abfragen und Berichte jederzeit den individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden – ohne Schulungsaufwand. Einstellungen und Genehmigungen können selbst festgelegt und die Import- und Exportfunktionen für interne Post, E-Mail und Daten selbst erstellt werden.

Die Module im Überblick:

• Firmenauswahl: diverse Grundeinstellungen
• Initialisierung und allgemeine Voreinstellungen: Unternehmensdaten und Einstellungen für Kontenplan, Steuerkennzeichen, Vertriebsmitarbeiter, Gebiete, Projekte, Adressenformate, Zahlungsbedingungen, Lieferanten, Kunden, Artikel- und Provisionsgruppen, Lager, Muster-Serviceverträge, Service-Queues, Banken, Zahlungsarten und Versandmethoden
• Genehmigungen: Zugriffskontrollen für Informationen (zugänglich, schreibgeschützt oder gesperrt) nach Team, Abteilung oder Niederlassung
• Festlegung der Wechselkurse: Grundlage für alle Berichte und erfassten Daten
• Hilfsprogramme: Datensicherung automatisierte Prozesse, Jahresendabschluss, Archivierung und Datenimport/-export
• Wiederherstellung: Datenverwaltung  und -bereitstellung
• Alarmfunktionen und -meldungen: Benachrichtigungen für interne Anwender, Kunden und Lieferanten mit der Möglichkeit, persönliche Profile für diese Meldungen zu definieren
• Eröffnungssalden: Eingabemöglichkeit für Eröffnungssalden beim Start des Unternehmens
• Stammdaten: In SAP Business One zentral verwaltete Daten enthalten die Stammsätze aller Kunden und Lieferanten
• Stücklisten: Hierarchische Produktstrukturen decken „von oben nach unten“ alle einzeln zugeordneten Materialien ab

Mit innovativen Funktionen ermöglicht es SAP Business One, die Systemoberfläche und wesentliche Arbeitsschritte individuell zu gestalten.  

Cockpit - Mit dem Cockpit von SAP Business One kann die tägliche Arbeitsumgebung einfach und flexibel an individuelle Anforderungen angepaßt werden. Jeder Nutzer kann seine eigene Benutzeroberfläche mit anstehenden Aufgaben, Browser, wichtigen Unternehmenskennzahlen oder weiteren Auswertungen erstellen – in einer einzigen Ansicht. So werden die Anwendungen personalisiert und das Tagesgeschäft beschleunigt.

Dashboard - Die Dashboards von SAP Business One geben einen umfassenden Überblick über die Gesamtsituation des Unternehmens. Transaktionsdaten werden intuitiv zusammengefasst und erleichtern es, mit interaktiven Diagrammen und Tachometer-Grafiken Situationen schnell zu erfassen. Tiefere Analysen sind ebenso möglich. Es ermöglicht, bis in Details vorzudringen, verschiedene Skalen und Zeiträume auszuwählen und Daten nach eigenen Wünschen zu filtern.  

Mobile Szenarien - Die Integrationskomponente von SAP Business One enthält eine Reihe von Szenarien, über die externe Anwendungen in die Unternehmenssoftware integriert werden können. Mit dem Mobile Scenario wird es beispielsweise möglich, mobile Endgeräte wie iPhones über Apps oder Add-ons einfach und schnell anzubinden und auch von unterwegs jederzeit auf Unternehmensdaten zuzugreifen.

Suchhilfen - Eine vordefinierte Suche hilft, Werte für jedes Feld der Lösung anzuzeigen, inklusive der benutzerdefinierten Felder.

Alarme und Genehmigungen - Es können Workflow-basierte Warnmeldungen definiert werden. Treten bestimmte Ereignisse ein, werden die verantwortlichen Mitarbeiter sofort benachrichtigt und können zeitnah reagieren. Die zugehörigen Toleranzbereiche und Grenzwerte können individuell festgelegt werden. Wird eine dieser Regeln verletzt, setzt SAP Business One umgehend die gewünschten Abläufe in Gang. Die automatischen Benachrichtigungs- und Alarmfunktionen von SAP Business One ersparen es, alle Geschäftsaktivitäten manuell zu überwachen. Das ausnahmebasierte Warnsystem gibt sofort Bescheid, wenn ein Schwellenwert über- oder unterschritten wurde. Es können dann schnell die Basisdaten analysiert und durch fundierte Informationen schnelle Entscheidungen getroffen werden.

Landesversionen - Geltendes Recht und lokal übliche Geschäftsverfahren können zuverlässig eingehalten werden – ganz gleich, an welchem Standort. SAP Business One bietet dazu eine Vielzahl landesspezifischer Funktionen, um die rechtlichen, währungstechnischen und finanzseitigen Anforderungen jedes Landes weltweit abzudecken. Das umfasst beispielsweise auch angepasste Finanzbuchungen, Drucklayouts oder Berichte. SAP bietet im Rahmen der Softwarewartung regelmäßig Patches, um Änderungen der rechtlichen Begebenheiten in diesen Ländern jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten.

Anpassung - SAP Business One lässt sich ohne größeren Aufwand an spezielle betriebliche Anforderungen anpassen. Hierzu werden eigene Präferenzen für Formulare, Abfragen und Berichte festgelegt, um so die Geschäftsvorgänge lückenlos abzubilden. Die Kernfunktionen von SAP Business One können bei Bedarf mit vorintegrierten branchenspezifischen Add-on-Lösungen unserer Softwarepartner erweitert werden. Mithilfe der Integrationsfunktion von SAP Business One können auf Basis von SAP NetWeaver® oder des SAP Business One Software Development Kit (SAP Business One SDK) nahtlos Anwendungen von Drittanbietern in die SAP-Lösung eingebunden werden. Änderungen und Erweiterungen in SAP Business One können unkompliziert in künftige Versionen übertragen werden. Änderungen in der Programmierung sind hierfür nicht notwendig – das Software Development Kit sorgt für reibungslose Abwärtskompatibilität. Zweigstellen oder Fertigungsstätten in anderen Ländern können mühelos und kostengünstig integriert werden – denn SAP Business One basiert auf einer einheitlichen Programmierung mit Lokalisierungen für rund 40 Länder.

Benutzerdefinierte Felder - Eigene Felder für vorhandene Tabellen können definiert oder neue Tabellen zu SAP Business One hinzugefügt werden. So können fast alle Objekte in der Lösung den individuellen Bedürfnissen angepasst werden – etwa Stammdatensätze (für Kunden oder Bestandspositionen), Verkaufs- und Einkaufsbelege (beispielsweise Kundenaufträge, Rechnungen, Bestellungen), Belegzeilen (Rechnungspositionen, Bestellpositionen), Finanztransaktionen (Journalbuchungen oder Journalbuchungszeilen), Serviceabrufe, Serviceverträge oder Stücklisten. Es können zudem benutzerdefinierte Felder für verschiedene Informationsarten ausgewählt werden – für Text oder Adressen, Telefonnummern, URLs, Dateianlagen, Bilder und Dropdown-Listen. Bei Upgrades von SAP Business One werden diese Felder automatisch in die jeweilige Datenbank übernommen.

Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit - Zur Wartung bietet SAP eine leistungsfähige Remote-Support-Plattform für SAP Business One, um die Lösung stets auf dem neuesten Stand zu halten und Störungen des Geschäftsbetriebs proaktiv zu vermeiden. Als automatisches Überwachungswerkzeug hilft die Plattform, Systemengpässe zu verhindern. Zudem sammeln die SAP Support-Services über die Support-Plattform Informationen zum Status der Lösung und prüfen das System auf bekannte Probleme. Regelmäßige Statusberichte sind per E-Mail verfügbar. Automatische Korrekturen helfen zudem, vorbeugend zu handeln, und das spart Zeit und Aufwand.

Datenarchivierung - Mit den neuen Funktionen zur Datenarchivierung in SAP Business One kann die produktive Datenbank schlank gehalten und bestmöglich ausgelastet und so die Systemleistung optimiert werden. Unternehmen, die bereits seit mehr als zwei Jahren mit SAP Business One arbeiten, können abgeschlossene Geschäftsvorgänge der Vorperioden archivieren (etwa geschlossene Verkaufs- oder Einkaufsbelege, abgestimmte Journalbuchungen). Die Funktionen ermöglichen es, die Ergebnisse des Archivierungsprozesses noch vor der eigentlichen Ausführung zu überprüfen.

Software Development Kit - Das SAP Business One Software Development Kit ist eine umfassende Werkzeugsammlung mit Programmierschnittstellen (APIs), Beispielcode, einfachen Hilfsprogrammen und Dokumentationen. Das SDK hilft beispielsweise, schnell und unkompliziert Schnittstellen zu erstellen, um externe Anwendungen mit SAP Business One zu verknüpfen. Es können mit dem SDK aber auch ergänzende Funktionen entwickelt und die SAP-Software erweitert werden. SAP Business One besteht aus einer Ebene für die grafische Benutzeroberfläche und einer separaten Geschäftsobjektebene. Mit dem SAP Business One SDK kann auf beide Ebenen vollständig zugegriffen werden. 
 

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